Biro Pemkesra Setda Provinsi Banten berikan Pembinaan tentang Tata Cara Izin Perjalanan Dinas ke Luar Negeri

Biro Pemkesra Setda Provinsi Banten berikan Pembinaan tentang Tata Cara Izin Perjalanan Dinas ke Luar Negeri

Kota Serang – Dalam rangka meningkatkan pemahaman Tata Cara  Izin Perjalanan Dinas ke Luar Negeri Biro Pemerintahan & Kesejahteraan Rakyat Provinsi Banten telah melaksanakan kegiatan meeting online atau virtual conference dengan tema “Tata Cara Perjalanan Dinas ke Luar Negeri bagi Aparatur Sipil Negara (ASN) di Lingkungan Pemerintah Daerah” .

 

Mewakili Kepala Biro Pemerintahan & Kesejahteraan Rakyat Provinsi Banten, Kepala Bagian Kerja Sama (Dr. H. Setiawandi Hakim, S.Sos., SH., M.Si., MH) menyampaikan “kami sengaja menghadirkan OPD Provinsi dan Kabupaten/Kota karena kegiatan ini merupakan salah satu wujud kepedulian Pemerintah Provinsi Banten khususnya Biro Pemerintahan & Kesra Setda Provinsi Banten dalam rangka melaksanakan pembinaan dan meningkatkan pemahaman, kemampuan dan profesionalisme Sumber Daya Manusia (SDM) di dalam proses pengajuan Tata Cara Izin Perjalanan Dinas ke Luar Negeri agar dapat dilaksanakan dengan optimal tentunya apabila dapat di implementasikan secara baik dan benar”.

 

Demikian dikatakan Setiawandi pada Rapat Koordinasi Kamis, (10/12/2020) bertempat di Ruang Rapat Teknik Informasi Komunikasi (TIK) Dinas Komunikasi, Informasi dan Persandian Provinsi Banten.

 

“Salah satu pertimbangan untuk dilakukannya segera Rapat Koordinasi ini adalah untuk menyatukan persepsi agar lebih efektif dan efisien serta tidak adalagi usul yang disampaikan mendekati jadwal keberangkatan dan mindset perjalanan dinas ke luar negeri agar bukan hanya jalan-jalan namun bisa di transfer knowledge ilmu yang di dapat di luar negeri”.

“Saat ini Provinsi Banten telah menetapkan 2 (dua) orang PIC sebagai Pengelola Administrasi Perjalanan Dinas Luar Negeri yang mempunyai hak akses untuk mengupload administrasi PDLN dan bertanggung jawab atas akun hak akses melalui aplikasi online SIOLA Kemendagri, SIMPEL pada Biro KTLN Kementerian Sekretariat Negara dan Aplikasi Exit Permit Kementerian Luar Negeri” Ucap Setiawandi.

Kegiatan ini menghadirkan narasumber dari Pusat Fasilitasi Kerja Sama Sekretariat Jenderal Kementerian Dalam Negeri Jakarta yakni Kepala Bidang Program & Umum Pusat Fasilitasi Kerja Sama (Amalia Trimurti, S.Sos, M.Si).

 

Dikatakan oleh Amalia dalam hal terkait kebijakan Pemerintah Pusat pada masa pandemi Covid-19 ini "Sesuai Surat Edaran Menteri Dalam Negeri Nomor 440/2400/SJ tanggal 13 Maret 2020 hal Penundaan Pelaksanaan Perjalanan ke Luar Negeri untuk Menghindari Terpapar Virus Corona (Covid 19) sehubungan dengan adanya beberapa pengajuan permohonan rekomendasi izin Perjalanan Dinas Luar Negeri dalam rangka tugas belajar, Pimpinan memberikan arahan untuk memprioritaskan dan memberikan rekomendasi Perjalanan Dinas Luar Negeri dalam rangka tugas belajar dimaksud, dengan tetap mempertimbangkan protokol kesehatan Covid 19" jelasnya.

 

Adapun kegiatan tersebut dapat diperoleh beberapa poin penting yang dapat menjadi perhatian bahwa:

  1. Perjalanan Dinas Luar Negeri dapat dilakukan oleh Kepala Daerah, Wakil Kepala Daerah, Pimpinan dan Anggota DPRD, Aparatur Sipil Negara (ASN) di lingkungan Pemerintah Daerah ;
  2. Azas ManfaatPeningkatan Kinerja Pemerintah Daerah, Peningkatan Pendapatan Asli Daerah, Peningkatan kualitas daerah dan mewujudkan kesejahteraan daerah, Mewujudkan Inovasi untuk Pemerintah Daerah;
  3. Prasyarat Perjalanan Dinas Luar Negeri : Perjalanan Dinas yang dilakukan oleh Kepala Daerah/Wakil Kepala Daerah, wajib didampingi pejabat administrasi/fungsional pada perangkat daerah yang menangani tugas pokok dan fungsi dari tujuan perjalanan dinas itu sendiri, Perjalanan Dinas yang dilakukan oleh Pimpinan dan Anggota DPRD, dapat didampingi pejabat administrasi/fungsional pada perangkat daerah terkait;
  4. Larangan Perjalanan Dinas Luar Negeri : Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah dilarang melakukan Perjalanan ke Luar Negeri pada Kondisi Perjalanan ke Luar Negeri dilakukan secara bersamaan, Terjadi Kerusuhan, Gangguan Keamanan, dan Terjadi Bencana Alam;
  5. Tujuan Perjalanan Dinas Luar Negeri : Penjajakan kerja sama pemerintah daerah dengan pihak luar negeri, Tindak lanjut kerja sama pemerintah daerah dengan pihak luar negeri, Mengikuti dan/atau melaksanakan promosi dan pameran potensi dan budaya daerah, Kunjungan persahabatan, Pendidikan dan pelatihan, Studi banding, Seminar, Lokakarya,  Konferensi, Promosi potensi daerah, Pertemuan Internasional, Penandatanganan naskah kerja sama, Narasumber/pembicara;
  6. Dokumen Pendukung : Surat Undangan/surat balasan kunjungan dari Negara atau tempat yang dituju/surat konfirmasi dari KBRI setempat, Kerangka Acuan Kerja/Term of Reference, Salinan daftar pelaksanaan anggaran atau daftar isian pelaksanaan anggaran, Surat keterangan keabsahan dokumen dari unit kerja, Rincian biaya perjalanan dinas, Jadwal pelaksanaan kegiatan, Data personil peserta;
  7. Dokumen Pendukung Sesuai Kegiatan ;
  8. Pengesahan Perjalanan Dinas Luar Negeri : Kepala Daerah/Wakil Kepala Daerah, Pimpinan dan/atau Anggota DPRD serta ASN di lingkungan Pemerintahan Daerah yang melakukan perjalanan Dinas Luar Negeri harus melapor ke Perwakilan Republik Indonesia di Luar Negeri untuk mendapatkan pengesahan, Dalam hal wilayah tujuan perjalanan dinas tidak terdapat perwakilan Republik Indonesia, harus mendapatkan pengesahan dari pejabat setempat yang berwenang;
  9. Perjalanan Dinas ke negara yang tidak memiliki hubungan diplomatik, terlebih dahulu harus mendapatkan persetujuan Kementerian Luar Negeri melalui permohonan dari Kementerian Dalam Negeri sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
  10. Jumlah peserta perjalanan Dinas paling banyak 5 (lima) orang termasuk Kepala Daerah, Wakil Kepala Daerah, Pimpinan dan Anggota DPRD serta ASN di lingkungan Pemerintah Daerah, kecuali dalam hal : Penjajakan kerja sama Pemerintah Daerah dengan pihak luar negeri yang wajib mengikutsertakan organisasi perangkat daerah terkait, Mengikuti dan/atau melaksanakan promosi dan pameran potensi dan budaya daerah, Kunjungan persahabatan, atau Pendidikan dan pelatihan;
  11. Perjalanan Dinas yang tidak jadi dilaksanakan/terjadi pembatalan dan perubahan jadwal, pemohon Izin Perjalanan Dinas menyampaikan surat pemberitahuan pembatalan atau perubahan jadwal perjalanan dinas sebelum keberangkatan, dengan menyebutkan alasan pembatalan kepada Kementerian Dalam Negeri, Kementerian Luar Negeri dan Kementerian Sekretariat Negara serta melampirkan surat rekomendasi awal yang telah terbit;

  12. Perjalanan Dinas yang akan dibiayai oleh pihak ketiga harus disertai Surat Pernyataan dibiayai oleh Pihak Ketiga yang ditembuskan kepada Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK);
  13. Pemerintah Daerah dalam melakukan Perjalanan Dinas dapat meminta pendampingan dari pemerintah Pusat dengan mengajukan surat permohonan kepada Menteri Dalam Negeri;
  14. Permohonan Surat Persetujuan Izin Dinas Luar Negeri Dilakukan oleh Personal In Charge (PIC) Provinsi melalui persetujuan Focal Point (Kementerian Dalam Negeri – Pusat Fasilitasi Kerja Sama, Sekretariat Jenderal Kemendagri.

Setiawandi juga memaparkan sebagaimana tertuang dalam Permendagri Nomor 59 Tahun 2019 bahwa Kepala Daerah, Wakil Kepala Daerah, Pimpinan dan Anggota DPRD serta ASN di Pemerintahan Daerah melaporkan hasil Perjalanan Dinas secara tertulis kepada Sekretaris Jenderal melalui Kepala Pusat Fasilitasi Kerja Sama. Laporan hasil Perjalanan Dinas sebagaimana dimaksud disampaikan paling lama 7 (tujuh) hari setelah selesai melakukan Perjalanan Dinas dan dapat melaksanakan Perjalanan Dinas berikutnya setelah menyelesaikan seluruh kewajiban pelaporan” paparnya.

Setiawandi berharap “ Materi-materi ini bisa di publikasikan/sharing knowledge Bapak/Ibu sekalian, mudah-mudahan dengan kegiatan ini diharapkan dapat menjadi pedoman bagi kita semua dalam meningkatkan kualitas dan kinerja SDM terutama yang berkaitan dengan Administrasi PDLN guna menunjang pelaksanaan program-program kerja sama, sehingga kedepannya administrasi terkait PDLN dikelola dan tertata semakin baik serta efektif dan efisien, memberikan manfaat yang sebesar-besarnya bagi proses pemerataan pembangunan daerah” Pungkasnya.